Программный комплекс PassOffice

Оформляйте посетительские пропуска быстро и легко

PassOffice позволяет организовать процесс доступа на объект и учета посетителей без лишних трудозатрат. С его помощью сотрудники быстро и легко оформят пропуска для своих гостей. Посетителю не придется ожидать на ресепшен – к моменту его прихода пропуск уже согласован и оформлен, достаточно лишь предъявить удостоверяющий личность документ.

Время – деньги. Почему так важно сократить ожидание на ресепшен?

В крупных бизнес-центрах время ожидания посетителя на ресепшен часто составляет 15-20 минут и более. Это приводит не только в репутационным, но и к финансовым потерям со стороны встречающей компании. Ведь не состоявшаяся встреча – это впустую потраченные деньги на аренду переговорных комнат и заработную плату сотрудников, ожидающих в этих переговорных.

Пример 1. Крупная коворкинговая компания, оператор офисов А+, сдает в аренду комнаты для переговоров в бизнес-центре. Если гость опаздывает на встречу на 15-20 минут, встреча срывается, а компания-арендатор теряет деньги, потраченные на бронирование помещения.

Пример 2. Одна из крупнейших в России IT-компаний резервирует комнаты для переговоров в собственном офисном центре. Если из-за пробок и длительной регистрации на ресепшен гости задерживаются более чем на 15 минут, встреча может не состояться. Сотрудники теряют время, потраченное на ожидание, а компания – деньги (до 3 млн рублей в год). Если гости все же пришли на встречу, но время, на которое зарезервировано помещение, уже истекло, встреча проходит в холле или в коридоре – а это уже репутационные потери.

Бумажные регистрационные журналы больше не нужны

Вам не придется больше вести регистрационные журналы в бумажном виде. Теперь вся информация о посетителях хранится в электронной базе данных. В отличие от бумажных журналов, Бюро пропусков PassOffice – это удобно, технологично, гигиенично. Это приложение снизит трудозатраты сотрудников ресепшен, минимизирует число ошибок и улучшит впечатление гостей от вашего офиса.

Заявка на пропуск

• Поиск повторных посетителей
• Справочники для простого ввода
• Групповые заявки
• «Черные списки» паспортов

Согласование

• Настройте цепочки согласования для вашей организации
• Заявка автоматически поступит указанным лицам

Оповещения о изменении статуса заявки и приходе посетителя

• Уведомления о согласовании или отклонении
• Автоматическое уведомление сотруднику, к которому пришел посетитель – на рабочий компьютер или смартфон

Согласие на обработку персональных данных

• Печать формы согласия из приложения
• Настройка срока хранения данных
• По истечении срока данные удаляются автоматически

Сканер документов

• Интеграция с автоматическим сканером Regula и PassportBox
• Распознавание данных из отсканированных паспортов и других документов

Отчеты

• Вся информация о заявках и посетителях доступна в форме отчетов

Опции

NEW! Проверка QR-кода вакцинированного/переболевшего/ПЦР-тест

В связи с новыми постановлениями, направленными на противодействие распространению коронавирусной инфекции COVID-19, стала актуальна автоматическая проверка QR-кодов, выдаваемых после вакцинации, перенесенной болезни или при получении отрицательного анализа ПЦР-тест. Мы добавили такую проверку к функционалу PassOffice – в этом режиме посетителям без QR-кода доступ будет запрещен. Система проверит корректность и актуальность кода, а также – принадлежность его конкретному лицу, пытающемуся получить доступ. 

Упрощение ввода данных и минимизация числа ошибок

Для снижения трудозатрат и сокращения числа ошибок мы подключили к формам Бюро пропусков PassOffice соответствующие справочники (например, справочник регистрационных органов для быстрого ввода органа выдачи паспорта).

Удобный интерфейс и ничего лишнего

Персонализируйте интерфейс для отдельных групп операторов. Оператор увидит лишь те данные и получит доступ к тем функциям, которые ему необходимы для работы. Это не только позволит быстрее освоиться в приложении и приступить к работе, но и снизит число ошибок – оператор не сможет выполнить команду или изменить данные, к которым у него нет доступа.

Включите безопасность на максимум

Используйте стоп-листы на основе базы данных недействительных паспортов МВД РФ или собственную информацию о нежелательных посетителях, чтобы злоумышленник не проник на объект.

PassOffice Terminal – терминал самостоятельной регистрации посетителей.

Вашим гостям не придется ожидать на ресепшен. Они могут зарегистрироваться самостоятельно и получить пропуск на терминале:

• По лицу
• Паспорту
• QR-коду или PIN-коду.

Стойки PassOffice Terminal оснащены всем необходимым оборудованием. Функционал полностью поддерживается в программном комплексе PassOffice.

Терминалы могут быть модифицированы под ваши задачи с точки зрения набора и конфигурации встроенного оборудования. Доступна версия PassOffice Terminal, адаптированная для лиц с ограниченной подвижностью.

Клиент-сервер или облако?

Мы предлагаем как традиционную клиент-серверную архитектуру программного комплекса PassOffice, так и решение в формате облачного сервиса.

Выберите идеальный вариант для решения вашей конкретной задачи.

Преимущества облачного сервиса:

• Всегда актуальная версия ПО, не нужно думать об обновлении
• Быстрое решение всех проблем специалистами ААМ Системз
• Не нужно мощное «железо» для установки системы и штатные специалисты для ее поддержки
• Хранение данных в облаке, сертифицированном согласно ФЗ-152